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科研管理政策
华中科技大学横向科研项目管理办法

华中科技大学横向科研项目管理办法

华中科技大学横向科研项目管理办法

第一章 总则

第一条 为落实《中共中央国务院关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》和《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》等文件精神,进一步规范学校科研管理,促进学校科研事业健康可持续发展,根据《中华人民共和国合同法》、国务院《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔2014〕11号)、教育部《关于进一步加强高校科研项目管理的意见》(教技〔2012〕14号)等有关规定,结合学校实际,制定本办法。本办法适用于横向科研项目(以下简称项目)管理。

第二条 科学技术发展院(以下简称科发院)和人文社会科学处(以下简称文科处)是学校科研管理工作的主管部门(以下简称学校科研主管部门),负责横向科研项目管理、合同管理,以及横向科研项目实施的全过程管理。财务、人事、资产、设备、档案、纪检监察和审计等部门按照分工协助实施项目过程管理。

第三条 项目管理总体目标。通过加快建立适应科技创新规律、统筹协调、职责清晰、科学规范、公开透明、监管有力的科研项目管理机制,使学校科学研究更加聚焦国家和区域经济社会发展重大需求,充分调动科研人员的积极性和创造性,发挥科技对经济社会发展的支撑引领作用,为实施创新驱动发展战略提供有力保障。

第四条 项目管理原则。坚持项目立项和过程管理并重、服务支撑与管理监督并重的原则,实行"统一领导、协同合作、责任到人"的科研项目管理体制,建立健全科研项目管理制度,实行学校、院系、项目负责人三级管理责任制,加强科研项目全过程管理,保障科研任务顺利实施,提高科研质量和科研产出。

第五条 项目分类。项目包括科技开发项目、技术服务项目和技术咨询项目。科技开发项目是指学校通过与校外单位或企业间就新技术、新产品、新工艺和新材料及其系统研究开发等所签订的合作项目。技术服务项目是指学校以技术知识为校外单位解决特定技术问题等所签订的合作项目。技术咨询项目是指学校就特定技术项目提供可行性论证、技术预测、专题技术调查、分析报告等所签订的合作项目。

科研项目分为重点项目和一般项目。其中,理工科500万元、医科400万元、文科100万元及以上(扣除外转经费及代购设备经费后)项目属于重点项目;其他则为一般项目。

第六条 项目评价。学校科研主管部门要科学地制定科研项目评价标准。科技开发项目、技术服务项目和技术咨询项目以技术、产品的成熟度和市场反应为评价重点,着重评价对社会和产业发展的实质贡献。

第七条 完善科研信用管理。学校科研主管部门等职能部门和各院系加强科研诚信建设,加强组织建设,完善科研诚信相关的科研管理制度建设,健全教育、制度、监督并重的科研诚信体系,对项目立项与执行的院系和个人建立诚信档案,签署科研诚信承诺书,作为申请项目和职务职称晋级等的评估依据。

第八条 建立健全科研信息公开制度。除涉密及法律法规另有规定外,在校内公开项目立项、主要研究人员、资金使用、大型仪器设备购置以及项目研究成果等情况。

第九条 加强项目涉密工作的管理。严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《科学技术保密规定》等国家和学校相关保密规定,各院系加强对从事涉密科研项目的科研人员和学生的管理、教育和培训。对于泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私的,依法追究其法律责任。

第十条 学校科研主管部门等职能部门要建立和完善科研绩效档案并将其作为科研人员年度考核、专业技术职务评聘和项目推荐的重要依据。

第二章 项目立项

第十一条 项目争取与申报原则

项目洽谈争取,应突出有组织创新,紧紧围绕国家和区域发展的重大需求,围绕技术创新和促进学科发展展开。

第十二条 项目争取与申报程序

1.组织动员

学校科研主管部门应及时发布各地方政府和企事业单位的科研合作需求信息;各院系科研负责人和科研秘书须及时将有关信息传达到科研人员,并积极动员、组织科研人员洽谈项目。必要时,学校科研主管部门可直接组织相关院系的科研人员洽谈科研项目。

2.项目评估

在进行项目洽谈时,项目负责人应先了解合作方的资信、责任主体、合作内容、技术指标、完成期限等,然后确定实施计划、双方责权利、知识产权归属、违约以及报价等条款。项目负责人再与合作方进行实质性磋商。

3.项目投标

由项目负责人提出申请,院系审查招标文件及合同文本等资料,经院系主管科研负责人签署意见后,分别到学校科研主管部门和财务处办理有关资质证明,项目负责人严格按照委托权限和委托期限处理投标事宜,不得以委托人名义进行与该项目投标无关的活动。

4.项目洽谈争取和跟踪

学校科研主管部门和院系以及项目组应积极配合委托方组织的项目评审、论证或答辩及后续跟踪工作。

对重点项目洽谈工作,学校科研主管部门会同相关院系及项目负责人与项目负责单位保持联系,跟踪项目信息,争取立项。

第十三条 项目应使用学校拟定格式或科技部技术开发合同示范文本签订书面形式的项目合同,合同一般应包括下列条款:

1.项目名称:是指项目合同标的的全称。项目名称字数一般不超过20字。

2.标的内容、范围和要求:是当事人双方权利和义务的主要依据。

对于科技开发合同要约定研究开发的技术成果的技术目标、标准、水平和双方交付技术开发成果的方式。根据需要可另外签订技术协议。

3.履约的计划、进度、期限、地点和方式

对于执行期限较长的项目合同,应当载明合同履行的总体计划、年度计划和具体步骤,履行所要求达到的目标,并列出时间表。履行的地点,是指合同当事人约定的在哪一方履行及履行的具体地点。合同有效期应大于合同履行期限。

4.技术情报和资料的保密

项目合同的内容涉及国家秘密和重大商业秘密的,应当在合同中注明涉及国家秘密事项的范围、密级和保密期限。属于商业秘密的,应当注明保守商业秘密的期限和各方所承担的义务。涉密人员范围应为项目组成员,保密期限为合同终止后两年内。

5.风险责任的承担

在合同履行过程中,因出现无法克服的技术困难,致使研究开发失败或部分失败的,该风险责任由当事人约定。

6.技术成果的归属和收益的分成办法

科技开发项目合同应当对技术开发中所产生的技术发现、技术发明创造和其它技术成果权益归属、使用以及由此产生的收益分配等内容作出约定。对于委托开发完成的研究成果,除当事人另有约定的以外,研究成果属于研究开发人;对于合作开发完成的研究成果,除当事人另有约定的以外,研究成果属于合作开发的当事人共有。

对于技术服务项目合同和技术咨询项目合同,受托人利用委托人提供的技术资料和工作条件完成的新的技术成果属于受托人;委托人利用受托人的工作成果完成的新的技术成果属于委托人;当事人另有约定的,按照其约定执行。

7.验收标准和方法

在一般情况下,项目合同中应当载明技术合同的技术经济指标,验收时所采取的评价、鉴定和其它考核办法。合同验收标准,可以是技术合同所约定的各项内容,也可以是当事人双方约定的国家标准、行业标准、企业标准,或者是双方当事人认定的其它验收标准。

8.价款、报酬及其支付方式

项目合同的价款、报酬及其支付方法由当事人自由约定。对价款的确定必须综合市场需要、成本大小、经济效益、同类技术状况、风险大小以及供求关系等多种因素。合同价款、报酬的支付方式由当事人约定。利用合同价款、报酬购置的设备、器材、资料的财产权属受托方所有,利用代购设备费购置或必须向委托方交付的装置、设备等除外。

9.违约金或者损失赔偿的计算方法

在项目合同中,当事人应当约定违约责任及违约金额。同时,还须说明约定的违约金与损害赔偿的关系以及损害赔偿的计算方法。因履行本合同所产生的违约金和赔偿金之和不超过合同价款(报酬)的总额,一般不超过合同总额的50%。

10.解决争议的办法

当事人可以约定合同履行中出现争议的解决办法,在一般情况下,项目合同争议主要由双方当事人协商解决。合同中规定的仲裁条款或者事后达成仲裁协议的,可以按照合同约定向法定仲裁机构申请仲裁,合同中没有约定仲裁条款的,事后双方对此没有达成协议,可以向人民法院起诉。一般采用仲裁办法解决争议,申请由武汉仲裁委员会进行仲裁。

11.名词和术语的解释

项目合同专业性较强,为避免因重要的关键词和术语发生歧义或者误解引起争议,可对定义不特定的词语和概念作特定的界定,以免引起误解或留下漏洞。

第十四条 项目立项以签订项目合同为准。合同一旦签订,项目负责人、院系和学校对合同及其履行承担相应责任。

第十五条 院系共同承接项目以及校内各单位之间的科技合作,应签订书面形式的项目合同,由各方所在单位主管科研负责人审核、签字并加盖单位公章后,交学校科研主管部门存档。

第十六条 合同的附件包括与项目合同有关的技术背景资料、可行性论证、验收标准、技术协议、廉洁协议等,是合同有效组成部分。学校科研主管部门、院系和项目负责人各执一份,委托方所需合同文本数根据需要而定。

第十七条 签订项目合同的程序

1.项目合同均应由项目负责人交至所在院系的科研秘书,经院系主管科研负责人对项目组组成和技术成熟度等方面审核并签字确认,若项目合同附有廉洁协议,则由院系党委(总支)书记审查廉洁协议并签字后,由科研秘书送至学校科研主管部门办理审批手续,未经科研秘书及院系主管科研负责人审核的合同,学校科研主管部门不予受理。

2.审批程序

对于自然科学类项目,标的20万元以下(不含20万元)的项目合同由院系主管科研负责人审批;标的20万元以上、50万元以下(不含50万元)的项目合同由科发院横向处副处长审批;标的50万元以上、100万元(不含100万元)以下项目合同由科发院横向处处长审批;标的100万元以上300万元(不含300万元)以下的项目合同由科发院院长审批;300万元以上的项目合同由科发院审核,经学校法律顾问签署意见、发展改革与政策法规办公室会签后,报分管校长审批。

人文社科类项目,标的20万元以下(不含20万元)的项目合同由院系主管科研负责人审批;标的20万元以上、100万元以下(不含100万元)项目合同由文科处处长审批;标的100万元及以上的项目合同由文科处审核,经学校法律顾问签署意见、发展改革与政策法规办公室会签后,报分管校长审批。

3.校企共建技术中心(实验室)和校企共建人文社会科学研究中心(实验室、研究院)等平台的合同的审批。

校企共建技术中心(实验室)和校企共建人文社会科学研究中心(实验室、研究院)应有明确的研究方向、发展规划与目标,有利于促进学科发展及科研水平的提高;合作单位处于行业领先地位,且具有较强的创新能力。校企共建技术中心(实验室)到校科研经费三年累计不低于人民币300万元,其中第一年到校科研经费不低于100万元。校企共建人文社会科学研究中心(实验室、研究院)到校科研经费三年累计不低于人民币100万元。

校企共建技术中心(实验室)合同或校企共建人文社会科学研究中心(实验室、研究院)合同由项目负责人提出申请,院系主管科研负责人审核并签字后,报科发院或文科处,按合同审批程序进行审批。

第十八条 项目合同在技术市场的登记等,按照现行有关法规办理。

第十九条 项目合同必须以学校名义签订。否则,由当事人及所在院系等承担相应责任,学校视情节对其责任人给予行政处分,情节严重者依法追究其法律责任。

利用学校资源进行对外开发工作,须经院系和学校有关部门同意。若私自签订项目,与签约方发生纠纷,则由当事人承担全部责任;若未订立项目合同而进行技术合作,出现纠纷由当事人负责,如给学校造成损失的,学校将追究当事人责任。

第二十条 外单位委托我校有关单位代签项目合同,必须取得对方正式委托文件,在授权范围内以代理方的名义签约,不得以自己的名义为代理方签约。

第三章 项目实施

第二十一条 项目合同在双方签章后一周内,由项目组将两份合同交院系科研秘书,学校科研主管部门和院系各存一份归档。

第二十二条 立项项目都应按规定要求及时建档,根据项目合同约定的进度计划要求设定检查节点;项目负责人及院系应及时组织项目实施,确保项目保质保量按计划完成。

第二十三条 严格合作(外协)项目的审核把关。学校科研主管部门、财务处和院系应结合项目研究任务目标的需要,强化对合作(协议)真实性、可行性和合规性的审核。项目外协必须签订书面合同,向校外拨款金额不得超过原合同经费的50%,且在原合同中有相应条款的约定;要严格区分界定校内科研活动与个人公司业务范围,加强对项目负责人和参与人员本人及其亲属或有直接利益关系人员所成立或参与公司承担合作(外协)项目的严格审查。

项目负责人应对合作(外协)业务的真实性、相关性负责。确保关联交易的公允性,项目负责人要主动申明与合作(外协)方的关系。严格外拨经费审核,项目负责人应提供合作单位法人营业执照(法人证书)、组织机构代码证和单位资质等相关信息;必要时,财务处、学校科研主管部门和院系可对外协单位进行实地考察和评估。

第二十四条 合作(外协)项目的签订

对合同中有约定的外协项目合同的签订,按原合同审批程序进行审批。

对合同中未约定需要委托外单位完成研发工作所签订的项目合同,标的10万元以下的由项目负责人申请,经院系主管科研负责人审批,到科发院盖章后生效;标的10万元及以上的合同,经院系主管科研负责人审核签字后,科发院或文科处主要负责人审批。

第二十五条 项目合同履行过程中,合作双方涉及到协商变动合同条款、改变履约情况等电信函件,均为合同的有效附件,应妥善保存。合同的变更和解除程序与合同订立程序相同。

在合同履行过程中,因故不能继续履行的项目,经双方同意并签署补充延期协议。因故使合同权利、义务关系暂处于停止状态,经双方同意签署补充中止协议。

第二十六条 项目经费纳入学校财务统一管理,学校应严格按照国家有关规定、办法要求以及合同书约定,组织科研人员合理使用科研项目经费。具体实施按照《华中科技大学横向科研经费管理办法》执行。

第二十七条 项目负责人因出国、进修或退休以及其他原因无法继续从事研究工作的,须提前半年提出报告,待办理完相关报批手续后,再作好阶段性研究工作总结、档案资料和研究工作的移交手续,最后才可正式变更项目负责人和办理其他相关手续。

第二十八条 重视在研项目的检查和督促。学校科研主管部门和院系对科研项目进行分级管理。

1.院系对项目负有监督和管理责任,项目执行采用项目负责人制,跨院系项目应由参加项目各方签订书面合作协议,科研秘书通过"华中科技大学科研管理信息系统"维护项目管理档案。

2.学校科研主管部门应提前向各院系发出应接受检查的项目清单,并将检查结果作为院系年终科研工作考核的重要依据。

3.对于重点项目,学校科研主管部门应协助相关院系按照合同的要求对其进展的各个关键节点实施检查;学校科研主管部门对合同金额50万元以上(含50万元)的项目分别于每年6月和12月组织两次检查。检查的内容主要包括项目进展、完成质量和经费到账以及使用情况。学校科研主管部门应协助解决项目执行中出现的突出问题。

第四章 项目结题与验收

第二十九条 切实做好项目结题验收工作。项目完成后,应按任务下达部门的规定或合同约定办理项目结题手续。学校科研主管部门分别于每年6月和12月对结题情况进行检查。

1.项目结题。项目完成后,对于重点项目,由学校科研主管部门和院系会同委托方组织对项目依约进行验收,一般项目则由院系会同委托方组织对项目依约进行验收。

项目结题形式有正常结题、校内结题和合同终止三类。

(1)正常结题:项目完成后,合同经费已全部到账,由委托方出具正式的验收报告,项目负责人提出结题申请,经院系主管领导签署结题意见并加盖院系公章后报送学校科研主管部门,项目为正常结题。

(2)校内结题:对于经费全部到校且按合同要求已完成,但委托方不愿出具验收报告的横向科研项目,或者经费因故未全额到校但合同到期已满一年的横向科研项目,由项目负责人提出结题申请,经院系主管领导签署结题意见并加盖院系公章后报送学校科研主管部门,项目为校内结题。

(3)合同终止:合同执行期满,项目因故未完成,经双方同意并签署终止协议或项目负责人提出申请,经院系主管领导签署项目终止意见并加盖院系公章后报送学校科研主管部门,项目为合同终止。

2.项目鉴定。对已完成并达到约定技术、经济指标的项目,应经过校内预鉴定后再申请正式鉴定,具体实施按学校相关规定执行。

第三十条 注重成果与知识产权管理,鼓励科技成果转化。学校尊重成果完成人的贡献,积极创造条件,鼓励项目成果的保护、转化、应用及申报知识产权。项目产生的知识产权归属依据有关国家法律法规以及科研合同的约定确定。

第三十一条 在项目完成验收后一个月内,项目组应将补充协议,与合同有关的书信、函件、技术文件、总结报告、验收报告等材料整理归档,并配合学校科研主管部门将资料原件整理成完整的项目管理档案材料,移交学校档案馆。

第五章 项目服务和监督

第三十二条 提高科研项目管理信息化水平。学校科研主管部门和相关职能部门建立全面涵盖科研项目管理相关的项目、人员、设备、经费等信息的管理和共享机制,进一步完善学校信息库的建设,实现校内科研项目实施过程及科研成果的动态监管,提高科研项目管理效率,方便科研和管理服务人员及时了解科研项目的动态信息。

第三十三条 在履行合同的过程中如出现争议或纠纷,首先由项目组通过协商或调解解决,若协商无效,项目负责人及时提请院系和学校科研主管部门协调解决,并提交原始记录与有关证明文件。若通过处理未能解决争议,需要仲裁或诉讼的,必须在法定期限内按合同约定到学校有关部门办理。

单个院系承担的项目,由该院系负责处理,学校科研主管部门协助处理;多个院系共同承担的项目,由学校科研主管部门、项目相关负责人、相关院系负责人共同协调处理。

第三十四条 在履行合同的过程中,项目组违反合同约定,由项目组承担全部违约责任。合同金额在20万元以下的,由项目组及院系负责处理;合同金额在20万元(含20万元)以上的,由项目组,项目组所在院系及学校相关职能部门共同负责处理。

第三十五条 在履行项目合同的过程中所出现的合理失败,其风险责任视具体情况由项目组、院系及学校合理分担。项目合同若发生风险赔偿,则按照学校、院系和项目组三级事先确定的受益比例分担风险和赔偿,已开支的部分由各方从其他渠道补齐。

第三十六条 凡属无效合同的,当事人和当事人所在院系等单位应当承担由此产生的全部民事责任。学校根据有关规定进行处罚,并取消其申请各类科研项目资格1-3年。

第三十七条 项目负责人违反约定,导致项目未按合同书要求完成,给委托方和学校造成损失的,视情节轻重给予行政处分或停止项目负责人申请各类科研项目资格1-3年,触犯法律的,依法追究其法律责任。

第六章 附则

第三十八条 本办法由学校科研主管部门负责解释。

第三十九条 本办法自颁布之日起施行。2010年12月9日发布的《华中科技大学技术合同管理办法》(校科技〔2010〕5号)同时废止。

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