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科研管理政策
华中科技大学纵向科研经费管理办法

华中科技大学纵向科研经费管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范我校纵向科研经费管理,提高纵向科研经费的使用效益,根据国务院《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔2014〕11号)、财政部科技部《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的规定》(财教〔2011〕434号)、科技部《关于进一步加强国家科技计划项目(课题)承担单位法人责任的若干意见》(国科发计〔2012〕86号)、教育部财政部《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》(教财〔2012〕7号)以及国家有关部委相关科技政策和科研经费管理规定,结合我校实际情况,制定本管理办法。

第二条本办法所称纵向科研经费是指学校独立或联合承担的国家、有关部委、省、市各类科技计划项目、科研基地建设项目,以及政府间国际科技合作项目经费。

第二章经费管理责任制

第三条学校是纵向科研经费管理的责任主体,学校实行"统一领导、分级管理、责任到人"的纵向科研经费管理体制。校长对学校科研经费管理承担领导责任,学校分管财务工作的校领导负有分管责任。进一步明确学校科研、财务、设备、审计、纪检监察等职能部门及学院(系、所)(以下统称院系)、项目(含课题,下同)负责人的责任和权限,确保经费使用权、管理权和监督权的有效行使。

第四条科学技术发展院、人文社会科学处是学校纵向科研管理工作的主管部门(以下简称"学校科研主管部门"),承担相应的科研管理责任。负责纵向科研项目管理、合同管理,以及科研项目实施的过程管理,审核预算调整、大宗材料和外协加工、科研协作费的拨付等重大支出,提供纵向科研项目结题信息,协助财务处做好科研项目经费使用的审核、监督工作。

第五条财务处负责学校纵向科研经费的会计核算和财务管理,承担相应的财务管理责任。负责组织项目负责人及其他科研人员学习国家有关部委科技政策和科研经费管理规定,指导并审核项目负责人编制纵向科研经费预算,监督项目负责人按照国家、学校有关科技政策和科研经费管理规定,在项目合同约定的范围内,科学、合理地使用科研项目经费,审查纵向科研经费决算报告,协助项目负责人进行项目结题审计。

第六条实验室与设备管理处负责制定材料、设备等购置管理办法,并根据管理办法对使用学校纵向科研经费购置和形成固定资产进行管理,重点加强对大型和批量仪器设备、原材料和分析测试等的购置论证、采购及使用效益评价,固定资产的验收、建账、调拨、报废及回收处理,促进仪器设备开放共享。实验室与设备管理处应加强对供应商的甄选、核查和监管,对违反规定提供虚假业务、虚假发票的供应商(公司及法人)及时列入黑名单,并通知财务处拒绝付款,保证学校利益。

第七条审计处负责对学校纵向科研经费的使用情况进行审计检查,按科研主管部门要求开展对纵向科研经费使用与管理的专项审计。

第八条纪检监察部门加强对科学研究和科研管理人员从业行为的监督检查,重点加强对相关职能部门、院系单位履行监管责任情况的监督检查。

第九条院系是科研活动的基层管理单位,院系负责人对纵向科研经费的管理承担监管责任。建立以院系为主体的科研项目负责人廉洁从业的长效机制,加强对课题组和科研团队的管理,督促科研人员特别是项目负责人严格遵守有关规定,确保经费使用的真实性、合法性,预防违纪违法问题发生。院系根据学科特点和项目实际需要,合理配置资源,为纵向科研项目执行提供条件保障,监督预算执行,督促项目进度;合理支付和分摊本单位纵向科研项目应负担的公共资源占用、水电气消耗等科研项目间接费用,审核科研绩效奖励的发放,负责对采购材料的验收,协助学校有关部门做好纵向科研经费使用与管理相关的宣传、培训工作。院系应建立外协单位库,对外协单位进行甄选、核实和监管,对协作情况进行评估,对提供虚假协作的单位(单位及法人)及时列入黑名单,并通知财务处拒绝付款,保证学校利益。

第十条科研项目负责人是纵向科研经费使用的直接责任人,对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担经济和法律责任。项目负责人要熟悉并掌握有关财政法律法规和科研经费管理制度,依法、据实编制科研项目预算,严格按照国家、学校有关科技政策和科研经费管理规定,以及政府采购和技术、服务、安全等要求,在经费主管部门批复的预算或合同约定范围内合理安排经费支出,保证纵向科研经费专款专用,坚持公正廉洁、诚实守信,按有关规定完整、真实的编制科研经费决算,及时办理纵向科研项目结题与科研经费结账手续。

第十一条学校有关职能部门要在纵向科研经费管理工作中各负其责,密切配合,建立有效的监管机制,处理好纵向科研经费规范管理与服务师生的关系,提升纵向科研经费管理能力,努力为师生提供优质服务,共同做好学校纵向科研经费管理工作。

第三章预算管理

第十二条学校按上级主管部门或科研合作方的要求对纵向科研经费实行预算管理。项目负责人应根据相关科研经费管理办法的规定,结合科研活动的特点和实际需要,按照目标相关性、政策相符性和经济合理性的原则,在学校财务处的指导下科学合理、实事求是地编制纵向科研经费预算,经学校科研主管部门审核和财务处审批后,方可报上级主管部门。

第十三条纵向科研经费预算包括收入预算和支出预算:

(一)收入预算包括申请的专项经费和自筹经费。项目负责人若编报自筹经费预算,应提供自筹经费的资金证明,并保证自筹经费及时足额到达学校账户。自筹经费包括承担单位自有资金、以及合作单位专项用于该课题研究的其他资金,不包括中央财政专项资金、尚未结题的纵向科研经费以及以国库支付额度形式拨付的经费。自筹经费和专项经费均必须独立核算,专款专用。

(二)支出预算包括与项目研究有关的直接费用和间接费用(管理费)。项目负责人应按照上级主管部门经费管理办法规定的经费开支范围编制科研经费支出预算,并对各项支出的主要用途、与课题研究的相关性及测算方法、测算依据等进行详细说明。

直接费用是指在课题研究过程中发生的、与研究活动直接相关的费用,一般包括设备费、材料费、测试加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费及其他相关业务费等。

间接费用(管理费)是指学校在组织和支持课题研究过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括学校为项目研究提供的现有仪器设备及房屋、公共设施水电气暖消耗等支出,以及学校为提高科研工作绩效安排的绩效支出。

间接费用应按照上级主管部门和《华中科技大学科研项目间接费用管理办法》的有关规定执行。

第十四条若科研项目外协合作单位为企业、且项目负责人或课题组成员本人、亲属担任合作企业股东或董事会、监事会成员的,应提供书面报告,充分披露本人与协作公司的利益关系,并说明选择该公司作为协作单位的必要性、批复后本人对经费的监管手段以及一旦发现违法违规行为后个人承担法律责任。

第十五条中央其他部委、省、市的纵向科研经费预算应按上级主管部门或科研合作方经费管理办法的规定执行,科研基地建设项目经费预算按国家、省市的相关管理规定执行。

第十六条纵向科研经费预算一经批复,原则上不予调整,确需调整并符合相关科研经费管理办法规定调整范围的,履行相应审批程序。

(一)国家科技计划专项预算调整:

1.课题预算总额调整、课题承担单位变更等应当按原程序报财政部批准。

2.课题总预算不变,课题合作单位之间以及增加或减少课题合作单位的预算调整,应当按原程序报科技部批准。

3.课题总预算不变,直接费用中材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算如需调整,由项目负责人根据需要提出书面申请,不超过该支出科目核定预算10%(含10%)的,院系主要负责人或授权负责人审核,并报财务处备案、予以调整。超过10%的,还需经学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审批,并报财务处备案、予以调整,科技部或上级相关主管部门在中期财务检查或财务验收时予以确认。设备费、劳务费、专家咨询费预算一般不予调增,如需调减的,由项目负责人提出书面申请,院系和学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审批,并报财务处备案、予以调整。

4.会议费、差旅费、国际与交流费,在项目实施中发生的三项支出之间可以调剂使用,但不得突破三项支出预算总额。由项目负责人提出书面申请,院系主要负责人或授权负责人审批,并报财务处备案、予以调整。

5.间接费用预算不得调整。

(二)民口科技重大专项预算调整:

1.项目总预算、年度预算发生调整,由牵头组织单位按照规定程序报财政部核批。

2.项目间接费用以及直接费用中设备费、基本建设费预算发生调整的,由牵头组织单位按照规定程序报财政部核批。若设备用途和数量不变,因市场价格变化等导致设备费预算调减的,由项目承担单位审批,报牵头组织单位备案,并由牵头组织单位在财务验收时予以确认。调减的经费可调剂用于项目其他方面的支出。

3.项目总预算、分年度预算总额不变,项目承担单位变更的预算调整,由牵头组织单位按规定程序报财政部核批。

4.项目总预算、分年度预算总额不变,项目合作单位之间,以及增加或减少项目合作单位的预算调整,由项目承担单位提出申请,牵头组织单位审批后,报财政部备案。

5.项目总预算、分年度预算总额不变,直接费用中材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、其他费用预算如需调整,由项目负责人提出书面申请,不超过该支出科目核定预算10%(含10%)的,院系主要负责人或授权负责人审核,并报财务处备案、予以调整。超过10%的,还需经学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审批,报牵头组织单位备案,并由牵头组织单位在财务验收时予以确认。

6.项目直接费用中差旅费、会议费、国际合作与交流费,在项目实施中发生的三项支出之间可以调剂使用,但不得突破三项支出预算总额。由项目负责人提出书面申请,不超过三项支出预算科目总额50%(含50%)的,院系主要负责人或授权负责人审核,并报财务处备案、予以调整。超过50%的,还需经学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审批,并报财务处备案、予以调整。

7.务费、专家咨询费预算不得调增,如需调减的,由项目负责人提出书面申请,院系和学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审核。

8.间接费用预算不得调整。

(三)国家自然科学基金项目预算调整:

1.项目预算总额或同一项目课题之间资金需要调整的,由国家自然科学基金委审批。

2.项目预算总额不变,材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算如需调整,由项目负责人提出书面申请,不超过预算科目10%(含10%)的,院系主要负责人或授权负责人审核,并报财务处备案、予以调整。超过10%的,还需经学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审批,并报财务处备案、予以调整。

3.会议费、差旅费、国际合作与交流费在不突破三项支出预算总额的前提下,由项目负责人提出书面申请,不超过三项支出预算科目总额50%(含50%)的,院系主要负责人或授权负责人审核;超过50%的,还需经学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审核。

4.设备费、专家咨询费、劳务费预算不予调增。如需调减的,由项目负责人提出书面申请,院系和学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审核。

5.间接费用预算不得调整。

(四)国家社会科学基金项目预算调整:

1.项目预算总额调整,应当按照程序报全国哲学社会科学规划办公室批准。

2.项目支出预算科目中劳务费、专家咨询费和管理费预算一般不予调整。其他支出科目,未超过项目预算总额10%(含10%)的,应经学院院系主要负责人或授权负责人审查,报学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审批,并报财务处备案、予以调整;调整金额超过项目预算总额10%的,需按程序报全国哲学社会科学规划办公室批准。

(五)其他纵向科研项目的预算调整:

劳务费、专家咨询费和管理费预算不能调整,其他支出科目预算确需调整,由项目负责人提出书面申请,不超过该支出科目核定预算10%(含10%)的,院系主要负责人或授权负责人审核,并报财务处备案、予以调整。超过10%但支出科目调整金额不超过5万元(含5万元)的,还需经学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审批,并报财务处备案、予以调整。调整金额超过支出科目核定预算10%且超出5万元的,由项目负责人提出书面调整意见,经院系主要负责人或授权负责人审核,学校科研主管部门主要负责人或授权负责人审批,按程序报上级科研主管部门批准后予以调整。

第四章收入管理

第十七条学校取得的各类纵向科研经费,不论其资金来源渠道,均为学校收入,必须全部纳入学校财务统一核算,专项管理,专款专用。

第十八条纵向科研经费到账后,由学校科研主管部门根据项目立项批准书或科研合同审核、确认,授权各院系科研秘书打印"科研经费分配通知单",科研秘书签字并加盖单位公章后交项目负责人,由项目负责人持上级主管部门批复的纵向科研经费预算或科研合同到学校财务处办理经费立项、分配上账手续。

第十九条对于项目计划任务书或合同书明确需要转拨给合作单位的研究经费,不提管理费。

第五章票据管理

第二十条纵向科研经费到达学校账户之后,财务处按规定开具收款确认书。

第二十一条纵向科研经费到达学校账户之前需要开具收款确认书的,财务处可根据签订的科研合同、计划任务书或学校科研管理部门出具的证明办理预借收款确认书手续。

第二十二条预借票据的管理按照《华中科技大学预借科研经费票据管理办法》的有关规定执行。

第六章支出管理

第二十三条纵向科研经费的支出内容包括直接费用与间接费用(管理费)。

第二十四条纵向科研经费的直接费用支出必须按照上级主管部门批复的预算或合同约定以及相应的经费管理办法的要求开支,据实报销。直接费用支出范围包括:

1.设备费:指项目研究过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的购置、运输、安装、试制、租赁费用。

凡使用科研经费购置的仪器设备等固定资产或形成的知识产权等无形资产,均属于国有资产,纳入学校资产管理,其购置和处置按国家和学校有关规定办理。设备费支出应为研究周期以内发生的费用,原则上不能列支预算外设备或超预算的通用设备。

2.材料费:指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。材料采购执行学校有关规定。院系应安排专人对采购材料验收,并经院系主要负责人或授权负责人签字后方可报销。

3.测试加工费:指在项目研究过程中支付给校外及校内单位的检验、测试、化验及加工等费用。支付测试加工费应提供测试加工清单或报告,测试加工费的支付应按照学校设备处的相关规定执行。

4.燃料动力费:指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科研装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用。

已安装水电表的课题组,按实际使用额,凭票据列入燃料动力费。暂未安装水电表的课题组,按到账金额的一定比例计提院系水电费,计提比例由院系党政联席会议确定后报财务处备案。科研项目有间接费用预算的,执行间接费用的相关规定,不得提取院系水电费。

5.差旅费:指在项目研究过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。出差人员应为课题组人员,并按国家和学校有关差旅费管理办法的规定执行。

6.会议费:指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询、协调及项目评审而发生的主办或举办会议的费用。

会议费开支应符合现行管理办法的规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期,应有会议费预算、会议通知、参会人员签到表等凭据,不得包含专家咨询费、礼品费、招待费和旅游费等开支。

7.国际合作与交流费:指在项目研究过程中科研人员赴国外、港澳台地区及外国专家来华工作的费用。

国际合作与交流费的出国人员应为课题组人员,出访目的地、国别、天数次数和人员规模应与预算相符,应有相关邀请函、因公出国任务批件、出入境时间等凭据。持因私护照出国者不予报销,超过国家规定标准的费用不予报销。

8.出版/文献/信息传播/知识产权事务费:指在项目研究过程中需要支付的出版费、资料费、印刷费、数据采集费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

未经预算批复,不能列支办公耗材、通用办公软件购置费、移动电话通讯费。

9.劳务费:指在项目研究过程中支付给项目成员中的没有工资性收入的相关人员(如在校研究生)和课题组临时聘用人员的劳务性费用,以及参与该项目的博士后补贴和临时聘用人员的社会保险补助费用。

劳务费发放人员范围为批复的项目申请书中符合发放条件的课题组成员。课题组成员发生变更的,项目负责人应及时提供变更名单,并保证其真实性。变更名单应报科研主管部门备案,并报财务处执行。

10.专家咨询费:指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。

11.其他费用:指在项目研究过程中发生的除上述支出项目之外的其他支出。

第二十五条间接费用(管理费)的支出范围主要包括:学校公共设施日常水电气暖消耗支出、绩效支出等。间接费用(管理费)纳入学校财务统一管理,用于补偿学校、院系为支持科研活动开展而发生的无法在直接费用中列支的以上费用。

上级主管部门对间接费用(管理费)有明确规定的,严格按照国家规定执行。若上级主管部门没有明确比例规定,学校按纵向科研经费到账金额的5%提取科研管理费。

第二十六条纵向科研经费的转拨管理

纵向科研经费转拨有以下两种情况:

1.联合申报转拨,指以学校为主要依托单位联合其他单位共同申请获得的科研项目,全部科研经费由资助方拨至学校,再由学校按科研经费预算和合同约定,将其中的子课题经费转拨至其他单位。联合申报转拨必须在上级经费主管部门批复的预算、科研合同或补充合同中载明各承担单位的科研任务、需转拨科研经费金额等信息。

2.协议转拨,指在科研项目研究过程中,需要将部分研究工作委托给其他单位承担而发生的科研经费拨付行为。协议转拨时,项目负责人必须提供上级主管部门批复的预算、科研合同及与合作方签订的协议,明确协作方应承担的科研任务、协作费数额等。

纵向科研项目的转拨经费支出必须以合作(外协)项目合同为依据,按照合同约定的外拨单位经费额度、拨付方式、拨款进度、开户银行和账号等条款办理。合作(外协)单位是公司或企业的,应提供收款单位法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、公司主要股东名单或董事会、监事会成员名单等相关资料;合作(外协)单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的,应提供收款单位组织机构代码等相关资料。科研经费的转拨需提供真实合法的票据,项目负责人对合作(外协)业务、所提供的相关资料的真实性、相关性负责。

第二十七条科研经费的支出审批严格按照《华中科技大学经费支出审批权限规定》执行。

第二十八条学校严格税费管理,按照国家税法和税务主管部门的规定扣缴各项税费,支付给个人的劳务费和专家咨询费应依法交纳个人所得税。

第二十九条学校使用纵向科研经费购置固定资产必须按照政府采购相关规定执行,并纳入学校国有资产进行统一管理。

第三十条严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费。严禁编造虚假合同、编制虚假预算。严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人。严禁购买与科研项目无关的设备、材料。严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费。严禁在科研经费中报销个人家庭消费、娱乐场所消费、旅游费用、各种罚款、捐款、赞助、投资等支出。严禁虚列、伪造名单,虚报冒领科研劳务费和专家咨询费。严禁设立"小金库"。

第七章决算管理

第三十一条科研项目执行过程中或结束后,项目负责人应根据上级主管部门的要求和规定,严格按照该项目的财务收支明细账,对发生的科研经费支出进行归类汇总。科研项目有其他合作单位的,项目负责人应督促合作单位提供相应科研经费决算报告。学校财务处协助项目负责人编报科研经费决算报告,项目负责人对决算数据的真实性、准确性和有效性承担相应的经济责任及法律责任。财务处对账表不符的科研经费决算报告,不予盖章确认。

第三十二条因预先垫付纵向科研经费等原因必须进行账务调整的,按学校规定的原则和程序办理。项目负责人提出书面申请,详述账务调整的原因,提供调账明细清单,经财务处审核后,院系和学校科研主管部门签署意见。调账总金额达到或超过50万元的,还需经学校分管科研工作的校领导审批。已进行账务调整的科研经费,原则上不能再次进行账务调整;科研项目通过财务验收和结题验收之后,不能进行账务调整。

第三十三条纵向科研项目验收结束后,项目负责人应全面清理应收应付款项,办理财务结算手续。有暂付款尚未结清的,应在财务结算之前全部报销或归还;有应付未付账款的,要全部处理完毕,并由财务处核定科研经费余额。原则上,项目负责人应在项目结题后6个月内及时清理应收和暂付款,办理财务结账手续。财务处按项目负责人设置科研启动经费,将核定后的科研经费结余转入启动费项目,作为承担新课题的启动经费。项目结题6个月后未办理结账手续的科研经费项目,财务处凭学校科研主管部门提供的已结题项目清单冻结其科研结余经费。国家对结余资金有要求的按国家规定执行。

第三十四条科研启动经费可用于科研项目的仪器设备运转、维护,以及其他研究发展项目的预研和启动等日常科研业务费,不得列支绩效津贴。

第八章监督检查

第三十五条加强会计监督。会计人员应加强对科研经费支出票据、合同等原始凭证的审核,严把审核报销关。加强对会计人员的业务培训,科学制定财务骨干人才培养培训方案,提升财务队伍专业化水平。

第三十六条加强内部审计监督。内部审计部门应定期组织对科研经费进行专项审计,对发现的问题督促项目负责人及时整改。对发现的内控薄弱环节及时向相关部门提出整改建议,并督促整改。

第三十七条学校健全监督检查制度,科研、财务、审计及纪检监察等部门和院系应各负其责、密切配合,做好纵向科研经费使用的监督检查工作。建立科研诚信体系,建立黑名单制度,对违反规定提供虚假业务、虚假发票的供应商(公司及法人)及时列入黑名单,保证学校利益。院系负责人对科研经费的合理、合法使用负有监督管理责任,学校科研主管部门对科研经费使用情况进行监督检查,并配合上级主管部门及学校财务、审计、纪委监察等有关部门进行专项检查工作。项目负责人应自觉接受上级主管部门及学校有关部门的监督检查。对于外部、内部检查提出的整改意见,学校相关部门及项目负责人应及时整改。

第三十八条学校落实责任追究制度,对发生违纪违法问题的单位和个人,按照《财政违法行为处分条例》、《事业单位工作人员处分暂行规定》和《华中科技大学关于进一步规范科研行为的实施办法》等规定进行严肃处理;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关追究刑事责任。

第九章附则

第三十九条项目负责人调离、辞职、已故、被学校辞退、解除聘用或开除的,应在1个月之内办理项目负责人交接手续,新的项目负责人由所在院系根据项目研究需要重新确定,报学校科研主管部门审批。

第四十条本办法由学校财务处和科研主管部门共同负责解释和修订。

第四十一条本办法自发布之日起执行,原《华中科技大学纵向科研管理办法(试行)》(校财〔2009〕7号)同时废止。如遇国家政策调整,按国家政策规定执行。

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