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科研管理政策
华中科技大学横向科研经费管理办法

华中科技大学横向科研经费管理办法

第一章总则

第一条为规范我校横向科研经费管理,提高横向科研经费的使用效益,根据教育部财政部《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》(教财〔2012〕7号)及其他相关科技政策和科研经费管理规定,结合我校实际情况,制定本管理办法。

第二条横向科研经费是指学校通过对外开展科研活动取得的除纵向科研经费之外的其他所有科研经费,包括科研协作、科技服务咨询等取得的收入,以及国际科技合作项目中与境外企业、个人的合作经费。

第二章经费管理责任制

第三条学校是横向科研经费管理的责任主体。学校实行"统一领导、分级管理、责任到人"的横向科研经费管理体制,校长对学校科研经费管理承担领导责任,学校分管财务工作的校领导负有分管责任。进一步明确学校科研、财务、设备、审计、纪检监察等职能部门及学院(系、所)(以下统称院系)、项目(含课题,下同)负责人的责任和权限,确保经费使用权、管理权和监督权的有效行使。

第四条科学技术发展院、人文社会科学处是学校横向科研管理工作的主管部门(以下简称"学校科研主管部门"),承担相应的科研管理责任。负责横向科研项目管理、合同管理,以及科研项目实施的过程管理,审核预算调整、大宗材料和外协加工、科研协作费的拨付等重大支出,提供横向科研项目结题信息,协助财务处做好科研项目经费使用的审核、监督工作。

第五条财务处负责学校横向科研经费的会计核算和财务管理,承担相应的财务管理责任。负责组织项目负责人及其他科研人员学习国家有关部委科技政策和科研经费管理规定,监督项目负责人按照国家、学校有关科技政策和科研经费管理规定,在项目合同约定的范围内,科学、合理地使用科研项目经费,审查横向科研经费决算报告,协助项目负责人进行项目结题审计。

第六条实验室与设备管理处负责对使用学校横向科研经费购置和形成固定资产的管理,包括大型和批量仪器设备等货物的购置论证、采购及使用效益评价,固定资产的验收、建账、调拨、报废及回收处理,促进仪器设备开放共享。实验室与设备管理处应加强对供应商的筛选、核查和监管,对违反规定提供虚假业务、虚假发票的供应商(公司及法人)及时列入黑名单,并通知财务处拒绝付款,保证学校利益。

第七条审计处负责对学校横向科研经费的使用情况进行监督检查,按科研主管部门要求开展对横向科研经费使用和管理的专项审计。

第八条纪检监察部门加强对科学研究和科研管理人员从业行为的监督检查,重点加强对相关职能部门、院系单位履行监管责任情况的监督检查。

第九条院系是科研活动的基层管理单位,院系负责人对横向科研经费的管理承担监管责任。建立以院系为主体的科研项目负责人廉洁从业的长效机制,加强对课题组和科研团队的管理,督促科研人员特别是项目负责人严格遵守有关规定,确保经费使用的真实性、合法性,预防违纪违法问题发生。院系根据学科特点和项目实际需要,合理配置资源,为横向科研项目执行提供条件保障,负责对采购材料的验收,协助学校有关部门做好横向科研经费使用和管理相关规定的宣传、培训工作。院系应建立外协单位库,对外协单位进行甄选、核实和监管,对协作情况进行评估,对提供虚假协作的单位(单位及法人)及时列入黑名单,并通知财务处拒绝付款,保证学校利益。

第十条科研项目负责人是横向科研经费使用的直接责任人,对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担经济和法律责任。项目负责人要熟悉并掌握有关财政法律法规和科研经费管理制度,严格按照国家、学校有关科技政策和科研经费管理规定,以及政府采购和技术、服务、安全等要求,在合同约定范围内合理安排经费支出,坚持公正廉洁、诚实守信,按有关规定编制完整、真实的科研经费决算,及时办理横向科研项目结题与科研经费结账手续,自觉接受上级和学校相关部门的监督检查。

第十一条学校有关职能部门要在横向科研经费管理工作中各负其责,密切配合,建立有效的监管机制,处理好横向科研经费规范管理与服务师生的关系,提升科研管理能力,努力提供优质服务,共同做好学校横向科研经费管理工作。

第三章收入管理

第十二条学校取得的各类横向科研经费,不论其资金来源渠道,均为学校收入,必须全部纳入学校财务统一核算,专项管理,专款专用。

第十三条横向科研经费到账后,由学校科研主管部门根据科研合同审核、确认,授权各院系科研秘书打印"科研经费分配通知单",科研秘书签字并加盖单位公章后交项目负责人,由项目负责人到财务处办理经费立项、分配上账手续。

第十四条对于科研合同明确需要转拨给合作单位的研究经费,不提管理费。

第四章票据管理

第十五条横向科研经费到达学校账户之前需要开具发票的,财务处可根据签订的科研合同办理预借票据手续。

第十六条预借票据的管理按照《华中科技大学预借科研经费票据管理办法》的有关规定执行。

第十七条学校财务处开具发票的同时,严格按国家有关税收规定代扣代缴税费。凡符合减免征税费条件的,由武汉市科技主管部门进行审核认定,在开具发票前办理相应手续。

第五章支出管理

第十八条横向科研经费的支出必须按照与科研合作方的约定,以及国家相应的管理规定开支,据实报销。

第十九条横向科研经费支出包括在项目组织实施过程中,与研究开发活动直接相关的、由项目经费支付的各项费用。

1.设备费:指项目研究过程中发生的仪器设备购置、运输、安装、试制、租赁费用。

凡使用科研经费购置的仪器、设备等固定资产或形成的知识产权等无形资产,均属于国有资产,纳入学校资产管理,其购置和处置按国家和学校有关规定办理。设备费支出应为研究周期以内发生的费用。

2.材料费:指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。材料采购执行学校有关规定。院系应安排专人对采购材料验收,并经院系主要负责人或授权负责人签字后方可报销。

3.实验室改装费:指为改善科研实验条件,对实验室进行改装所开支的各项费用。

4.测试加工费:指在项目研究过程中支付给校外及校内单位的检验、测试、化验及加工等费用。支付测试加工费应提供测试加工清单或报告,大额测试加工费的支付应按照学校设备处的相关规定签订正式合同。

5.燃料动力费:指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科研装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用。

已安装水电表的课题组,按实际使用额、凭票据列入燃料动力费。暂时未安装水电表的课题组,按到账金额的一定比例计提院系水电费,计提比例由院系党政联席会议确定后报财务处备案。

6.差旅费:指在项目研究过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费、车辆维持费等。其中,车辆维持费是在项目研究过程中所发生的相关车辆费用,包括汽油费、过路(桥)费、临时停车费。车辆的保险、保养、洗车费、路桥年费、维修费等费用一律不得在科研经费中开支。出差人员应为课题组人员,并按国家和学校有关差旅费管理办法的规定执行。

7.会议费:指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询、协调及项目评审而发生的主办或举办会议的费用。

会议费开支应符合现行管理办法的规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期,应有会议通知、参会人员签到表等凭据,不得包含专家咨询费、礼品费、招待费和旅游费等开支。

8.国际合作与交流费:指在项目研究过程中科研人员赴国外、港澳台地区及外国专家来华工作的费用。

国际合作与交流费的出国人员应为课题组人员,应有相关邀请函、因公出国任务批件、出入境时间等凭据。持因私护照出国者不予报销,超过国家规定标准的费用不予报销。

9.出版/文献/信息传播/知识产权事务费:指在项目研究过程中需要支付的出版费、资料费、印刷费、数据采集费、专用软件购置费、文献检索费、邮电费、通讯费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

10.劳务费及科研绩效津贴:指在项目研究过程中,用于支付参加课题研究人员,包括研究生的劳务酬金以及承接实施项目过程中发生的有关劳务报酬。发放人员范围应为课题组成员,课题组成员发生变更的,项目负责人应及时提供变更名单,并保证其真实性。变更名单应报科研主管部门备案,并报财务处执行。

(1)劳务费用于支付给项目成员中的没有工资性收入的相关人员(如在校研究生)和课题组临时聘用人员的劳务性费用,以及参与该项目的博士后补贴和临时聘用人员的社会保险补助费用。

(2)绩效津贴用于支付给项目成员中有工资性收入的相关校内人员,分为项目一般绩效津贴和完成绩效津贴。一般绩效津贴是指项目组研究人员绩效支出的费用,上限为到账科研经费的20%,完成绩效津贴是指对项目按期完成的奖励,见第24条项目结余经费的管理规定。

11.管理费:学校按横向科研经费到账金额的6%提取科研管理费,纳入学校财务统一管理,用于补偿学校、院系为支持科研活动开展而发生的相关费用,主要包括:学校公共设施日常水、电、气、暖消耗,有关综合管理费用支出等。学校对文科横向科研项目经费的管理费减提,按4%提取管理费,管理费减提申请由文科处审批。

12.其他相关业务费:指在项目研究过程中发生的其他费用,包括税费、场地使用费、课题组人员业务培训费等。

第二十条协作费是指在合同履行过程中,委托给其他单位或者个人完成指定工作所支付的科研经费。

横向科研项目的外拨经费支出必须以合作(外协)项目合同为依据,按照合同约定的外拨单位经费额度、拨付方式、拨款进度、开户银行和账号等条款办理。转拨横向科研经费原则上不得超过合同金额的50%。

合作(外协)单位是公司、企业的,应提供收款单位法人营业执照、组织机构代码、税务登记证、资质证书、公司主要股东名单或董事会、监事会成员名单等相关资料。合作(外协)单位是高校、科研院所、社会团体等公益组织的,应提供收款单位组织机构代码等相关资料。科研经费的转拨需提供真实合法的票据,项目负责人对合作(外协)业务、所提供资料的真实性、相关性负责。

若科研项目外协合作单位为企业、且项目负责人或课题组成员本人、亲属担任合作企业股东或董事会、监事会成员的,应提供书面报告,充分披露本人与协作公司的利益关系,并说明选择该公司作为协作单位的必要性、批复后本人对经费的监管手段以及一旦发现违法违规行为后个人承担法律责任。

第二十一条科研经费的支出审批严格按照《华中科技大学经费支出审批权限规定》执行。

第二十二条学校严格税费管理,按照国家税法和税务主管部门的规定扣缴各项税费。支付给个人的奖酬金、劳务费和专家咨询费应依法交纳个人所得税。

第二十三条严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费。严禁编造虚假合同。严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人。严禁购买与科研项目无关的设备、材料。严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费。严禁在科研经费中报销个人家庭消费、娱乐场所消费、旅游费用、各种罚款、捐款、赞助、投资等支出。严禁虚列、伪造名单,虚报冒领科研劳务费和专家咨询费。严禁设立"小金库"。

第六章决算管理

第二十四条科研项目结束后,项目负责人应全面清理应收应付款项,办理财务结算手续。有暂付款尚未结清的,应在财务结算之前全部报销或归还;有应付未付账款的,要全部处理完毕,并由学校财务处核定科研经费余额。原则上,项目负责人应在项目结题后6个月内及时清理应收和暂付款,办理财务结账手续。项目结题6个月后未办理结账手续的横向科研经费项目,财务处凭学校科研主管部门提供的已结题项目清单冻结其科研结余经费。

第二十五条横向科研项目完成后的结余经费,若合同有约定的,按约定办理;其他则由项目负责人凭结题报告或委托方的验收证明办理结题结账手续,对横向科研项目结余经费,项目负责人可以在以下两种方式中择其一进行结账:1)将结余经费全部转为项目负责人的科研启动经费继续使用;2)横向项目结余经费可以提取项目完成绩效津贴,上交学校管理费比例增提1个百分点,完成绩效津贴可以增提5个百分点,完成绩效津贴提取最大额度为项目总经费的20%,剩余转为项目负责人的科研启动经费继续使用。提取完成绩效津贴由项目负责人提出申请,院系审核后,报科研主管部门审批,财务处予以执行。

第二十六条科研启动经费可用于科研项目的仪器设备运转、维护,以及其他研究发展项目的预研和启动等日常科研业务费,不得列支绩效津贴。

第七章监督检查

第二十七条加强会计监督。会计人员应加强对科研经费支出票据、合同等原始凭证的审核,严把审核报销关。加强对会计人员的业务培训,科学制定财务骨干人才培养培训方案,提升财务队伍专业化水平。

第二十八条加强内部审计监督。内部审计部门应定期组织对科研经费进行专项审计,对发现的问题督促项目负责人及时整改。对发现的内控薄弱环节及时向相关部门提出整改建议,并督促整改。

第二十九条学校健全监督检查制度。科研、财务、审计及监察等部门和院系应各负其责、密切配合,做好横向科研经费使用的监督检查工作。建立科研诚信体系,建立黑名单制度,对违反规定提供虚假业务、虚假发票的供应商(公司及法人)及时列入黑名单,保证学校利益。院系负责人对科研经费的合理、合法使用负有监督管理责任,学校科研主管部门对科研经费使用情况进行监督检查,并配合上级主管部门及学校财务、审计、纪委监察等有关部门进行专项检查工作。对于外部、内部检查提出的整改意见,学校相关部门及项目负责人应及时整改。

第三十条学校落实责任追究制度。对发生违纪违法问题的单位和个人,按照《财政违法行为处分条例》、《事业单位工作人员处分暂行规定》和《华中科技大学关于进一步规范科研行为的实施办法》等规定进行严肃处理;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关追究刑事责任。

第八章附则

第三十一条项目负责人调离、辞职、已故、被学校辞退、解除聘用或开除的,应在1个月之内办理项目负责人交接手续,新的项目负责人由所在院系根据项目研究需要重新确定,报经学校科研主管部门审批。

第三十二条本办法由学校财务处和科研主管部门共同负责解释和修订。

第三十三条本办法自发布之日起执行。如遇国家政策调整,按国家政策规定执行。

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