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国际交流
因公短期出国境申报和办理流程

步骤一:个人申报


登陆大学国际交流处网页http://iec.hust.edu.cn/,点击右边外事平台中的“因公出国(境)平台”,首次申报需注册


(注:注册人员可为本人也可以是代办者,注册信息与申报信息无关联,单位代码填1035)注册后的用户就可登录申报平台进行申报,点击添加申报进行申报,向单位专办员提交审核。


老师在申报过程中有问题可咨询基础医学院科研办公室


尹燕华 电话:83692477




步骤二:单位审核


1、审核出访时间是否符合规定:亚洲国家前后一起可以加2天(欧美国家可以加3天报批);


2、原则上要提供会议论文录用通知或者承担会议实际任务的证明材料(如邀请函中明确要做会议论文报告则不需再提供);


3、需提供简要的会议介绍和背景材料(中文版)。




步骤三:校内审批材料备案


院里审核通过后在申报系统打印《华中科技大学出国境申报表》1份,并填写《因公临时出国人员备案表》打印纸质版3份,一起找院书记签字后盖党章,和邀请信的中英文版等材料一起交给医科外事专办员樊孝东老师(医学院外事楼3楼外事处医科办公室 电话:83692917)办理。




步骤四:办理护照


办理因公护照材料:护照事项表(有护照也需填写)、新办护照另需电子照片回执单;


新办护照需到省外办采集指纹,由出国办同省外办提前预约时间。




步骤五:办理签证 领取签证


建议提前至少1个半月办理签证;


领取签证(除传统的美国、英国外,现在申根国家办理签证也需本人去使领馆采集指纹);


因公免签主要国家:新加坡、土耳其、蒙古、斯里兰卡、越南、马来西亚、阿联酋。 无需办理签证,凭因公护照和省外办出具的出境证明出境




步骤六:回国报销


复印护照页、签证页、出入境记录,网上提交总结表。归还因公护照,凭预收款收据换取正式发票,凭出国批件报账。


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